COMPRAS Y CONTROL DE MATERIALES

Lugar del departamento de compras en la organización . Como se ha dicho repetidas veces en anteriores capítulos , la posición de un determinado departamento en una organización depende de varios factores , entre los cuales predomina el del criterio de la gerencia a este respecto . Otros son : 1° La costumbre general ; 2° La tradición en el negocio respectivo; 3° Las aptitudes e intereses especiales de un determinado jefe. ; 4) La índole de la empresa , y 5) , La situación geográfica de la respectiva función en su relación con los demás.

La índole de la empresa es tal vez el factor que sigue en importancia al del criterio de la dirección , para el establecimiento del departamento de compras dentro de una determinada institución .En empresas de distribución , la mayor parte de las adquisiciones es destinada a la reventa, y éste volumen de operaciones no está a cargo del departamento de compras, sino de determinados miembros de la organización de ventas denominados encargados de compras . El departamento de compras , en su sentido orgánico general , es sobre todo , de tipo consultivo.

Si la compra d materias primas es de capital importancia para determinada empresa, como por ejemplo , la compra de ganado en una fábrica de conservas de carne, el encargado de compras no está situado en idéntica posición que su colega de un almacén por secciones , y muchas veces tampoco en la del comprador especialista de otro tipo de empresas industriales, sino que dependerá de un vicepresidente. Las actividades del encargado de compras están separadas de la del departamento de compras estableciendo en la empresa , cuya función es adquirir maquinarias y enseres , materiales de construcción , en suma , casi todo , menos materias primas , como el ganado en la industria conservera y los géneros para la reventa en una empresa comercial .

En muchos establecimientos industriales , las compras están a cargo de una sección del departamento de fabricación , y el agente de compras depende directamente del director técnico , del encargado general o del de control de producción ( véase figura 41 a, b y c ) . Si depende del director técnico , el agente de compras está a idéntico nivel que el encargado general y tal vez que el del control de producción , según que éste dependa también del director técnico o solo del encargado general. Con frecuencia , determinar a quién debe estar subordinado el agente de compras es una cuestión práctica que depende de las personas que desempeñen el cargo . Las funciones fundamentales de muchas empresas pueden coordinarse mejor si el encargado de control de producción tiene igualmente a su cargo las existencias de materiales , en concepto de sección, y las compras, también como sección . Los agentes de compras no tienen muchas simpatías por éste tipo de disposición , porque , como es lógico , les gusta depender de un jefe de superior categoría dentro de la organización . Sin embargo bajo la inspección del encargado de controlar la producción , el agente de compras no se ve coartado en su trabajo , y es una ventaja que dependa de la persona que dentro de la empresa se halla más en contacto con sus necesidades en materia de adquisiciones.

En empresas industriales relativamente modestas , el servicio de compras y los almacenes de material están a veces combinados en un solo departamento. En tales casos , el control de producción suele ser primitivo o divisionario.

Algunas veces , cuando la función productiva no es de gran importancia, por consistir solo en algún proceso simple de transformación, las compras pueden depender de una sección del departamento de ventas. Esto resulta lógico en este tipo de empresas , que son relativamente escasas.

Funciones del departamento de compras. Los principales cometidos del departamento de compras pueden resumirse como sigue:

1. Adquirir las materias primas , instalaciones , accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios , conforme a relaciones preestablecidas.

2. Realizar las compras según programa , o cuando haga falta .

3. Comprar en un precio ajustado a los tipos referidos , que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades , y estar atento a las ofertas favorables del mercado . Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva ha de conformarse siempre a la ética mercantil .

Para realizar las funciones que enumeran , es necesario que el departamento de compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a multitud de detalles. Cada departamento de compras se halla , en cierto modo , limitado en sus actividades ; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos relacionados a continuación :

1. Estudiar los mercados a fin de fijar el momento oportuno para comprar.

2. Cultivar varias fuentes de abastecimiento.

3. Estar constantemente a la mira de nuevos productos , materiales o instrumentos mecánicos , para llamar la atención de los funcionarios competentes sobre posible sustituciones de los actuales.

4. estar al corriente de las disposiciones legales y tributarias que puedan afectar a los precios de los artículos .

5. recibir a todos los vendedores , a pesar de que no halla demanda de sus respectivos productos por el momento . Importa mucho mantener en activo todas las relaciones mercantiles . Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.

6. Participar en la formulación de descripciones o reseñas de primeras materias y pertrechos . Una vez ha percibido especificaciones técnicas del departamento de proyectos , el de compras puede prestar un buen servicio advirtiendo que una determinada característica es difícil de procurar , y un leve cambio se traduciría en un menor coste.

7. Pedir presupuestos antes de comprar artículos de importancia , para comparar las ofertas y hacer el pedido ateniéndose a las normas fundamentales de la empresa.

8. Comprar artículos que no requieran muestras ni ofertas.

9. Participar en la redacción de normas relativas a compras de objetos para la sociedad o para el personal , como servicio especial para éste.

10. Disponer lo necesario , para contar y revisar las compras , a fin de asegurar la adecuada ejecución de los pedidos.

11. Conformar las facturas para su pago .

12. Llevar nota adecuada del comportamiento de los diversos proveedores , e informe relativos a los que puedan serlo .

13. Estudiar las necesidades de la empresa , y en ocasiones indicar las cantidades de las diversas existencias de materias primas y pertrechos de acuerdo con aquellas necesidades , llegando incluso en ciertos casos , a la inspección de los almacenes

14. Especificar el itinerario de las expediciones que llegan a fin de limitar los gastos de portes, y a veces localizar aquellas cuya entrega se demore.

15. Administrar el material recuperable y la maquinaria y efectos anticuados o sobrante. A veces , esta función compete a un departamento especial que puede depender del de compras.

16. Expedir o conseguir pases para los viajantes que deban entrar en los ocales de la empresa para hablar con maestros mecánicos u otros encargados y jefes.

Clases de compras . La función adquisitiva ha sido objeto de diversas clasificaciones . La mas generalizada es la siguiente:

1. Compras regulares. Son las ajustadas a un programa de necesidades prefijado , que no tiene relación directa con las necesidades inmediatas de la explotación . Se analizan detenidamente las tendencias de los precios , para hacer pedidos cuando el mercado está en condiciones más favorables . En algunos casos cabe practicar la cobertura en relación con estas compras regulares.

2. Compras especulativas .: Se diferencias de las regulares en que se busca un beneficio , efectuándose cuando los precios son bajos , para revenderlas cuando éstos suben . Las compras regulares se aplican sólo al consumo de la empresa; las especulativas pueden servir también para este objeto . Las industrias que practican con amplitud este género de compras tratan de obtener buena parte de sus utilidades de esta actividad . En tales casos , aunque la función industrial sea provechosa , puede haber pérdida , pues las compras especulativas resultan más frecuentemente adversas que favorables.

3. Compras obligadas. : Son las de artículos que no se necesitan de continuo y se adquieren sólo cuando se necesitan . Ejemplo de ello son las máquinas – herramientas y los suministros especiales para obras.

4. Compras anticipadas. : Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período ulterior . Los artículos usados regularmente en cantidades relativamente pequeñas pueden adquirirse así antes de ser necesarios . El período de tiempo que tales compras pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso de las compras regulares de acuerdo con un programa fijo , pues un cambio en las condiciones del trabajo puede aumentar o disminuir el consumo . En este grupo cabe incluir ciertas herramientas , pertrechos y materiales que no se gastan en grandes cantidades.

5. Compras según programas . : Comprenden el material comprado de manera que las expediciones se ajusten a un determinado plan . Por ejemplo , un fabricante de automóviles puede decidir la construcción de un millón de coches de cierto modelo durante seis meses , a base de 150.000 , 200.00 , 200.000 , 150.000 , 150.00 , y 150,000 , respectivamente. Los neumáticos para estos coches pueden comprarse por contrato , a base de expediciones semanales o quincenales según las necesidades de fabricación . La existencia de un contrato formal no es condición indispensable de una compra según programa ; cuando se usa este documento , tal compra suele denominarse compra según contrato .

6. Compras globales . : Cuando se adquieren juntos varios grupos de artículos pequeños , pueden conseguirse economías . Por ejemplo , pueden encargarse a una casa diez artículos accesorios para la fábrica que resultaran tan baratos en cuanto a papeleo y gastos de oficina como uno solo . Los efectos adquiridos en grupo suelen ser de poco precio y que tienen cierta relación entre sí bajo el aspecto de su consumo cuantitativo . Este requisito no es indispensable , pues un departamento de compras puede acumular pequeños pedidos para combinarlos en uno solo . Naturalmente , es de presumir que se trata de artículos normales o uniformes, cuyo precio varía muy poco de un proveedor a otro.

Organización del departamento de compras . : Desde el punto de vista de la organización integral de una empresa , el departamento de compras es , por lo general , de carácter auxiliar y especialista . En tal caso , solamente actúa a instancia de los demás departamentos ; honesta autorizado por el presidente para hacer compras según su propia iniciativa . Cuando el departamento de compras está facultado por el presidente para comprar con sujeción a un presupuesto que él facilita , se convierte , según Taylor , en un servicio funcional . Esto rara vez ocurre ; si bien puede adquirir determinados efectos a base de presupuesto o programa , casi siempre tiene por principal misión comprar a requerimiento de los demás servicios . En la mayoría de los casos , el departamento de compras desempeña , para la empresa , igual función respecto a primeras materias y pertrechos , que el departamento de personal respecto a empleados y obreros . Sin embargo como ya se ha indicado en éste mismo capítulo , la función adquisitiva en instituciones distribuidoras forma a menudo parte de la organización lineal que efectúa las ventas , y el encargado de compras suele ser el jefe del departamento para el cual las efectúa .

Dentro del departamento de compras corriente , la estructura orgánica es , en principio , la misma del conjunto . El jefe de compras lo encabeza . En un departamento grande habrá varios agentes de compras , cada uno de los cuales estará especializado en algunos de los materiales , pertrechos y maquinarias ( véase la fig. 41 c ) . En una sociedad anónima poderosa, una persona puede comprar carbón ; otra metal , y otra , maquinarias – herramientas . Además de comprar , hay que realizar tareas de oficina . Estas pueden caer bajo la responsabilidad de un jefe de oficinas , o cada agente tener su propia secretaria , o haber varias mecanógrafas y otras empleadas que dependen del jefe de compras , aunque funcionen en gran parte sin organización ni control definidos. Es notable la competencia que pueden llegar a adquirir algunas de estas muchachas ; una de ellas se especializa , por ejemplo , en abrir y resumir ofertas , hasta tal punto que el agente de compras se limita a aprobar lo que le recomienda , y eventualmente presta igual servicio a todos lo agentes. Otra se distingue de la labor de reunir pedidos de grupo , y de hecho lleva éste tipo de compras bajo la dirección de uno de los agentes ; con el tiempo puede ocupar tal cargo ella misma. Unos de los problemas graves de un gran departamento de compras es el archivo ; un archivo central resulta eficaz pero muchos agentes quieren tener el suyo aparte . el término medio se logra en ocasiones mediante un servicio central organizado con secciones para cada comprador . .

En algunos departamentos hay una sección de tráfico que sigue las expediciones que han de llegar a las que salen de la casa. Esta sección puede comprender a personas que se ocupan de los pedidos hechos por los compradores , yendo a veces a los locales del proveedor para ver el material encargado en sus talleres. En otros casos, hacen indicaciones al proveedor respecto a métodos , y aún pueden ayudar a un subcontratista a procurarse maquinaria o materiales que necesite . Para poder desempeñar todas estás últimas funciones al seguir de cerca compras o contratos accesorios , hay que estar muy al corriente de la fabricación del artículo o producto .

Compras centralizadas o descentralizadas. Las ventajas o inconvenientes que se atribuyen al servicio de compras centralizado pueden compendiarse así :

& Especialización : Concentrando las compras en un solo lugar , las grandes cantidades resultantes imponen la designación de especialistas para determinar artículos.

& Economía : Como se compran cantidades mayores , la central de compras puede conseguir mejores precios , descuentos por cantidad , menos pedidos , tal vez tarifas de porte más favorable , y otras economías semejantes.

& Ofertas en competencia : En un gran departamento de compras pueden aprovecharse mejor las ofertas en competencia que mediante una serie de dependencias pequeñas.

& Hay mayor probabilidad que se resulten uniformes las normas : relativas a adjudicaciones de pedidos , descuentos y proveedores favorecidos . La fijación de responsabilidades por infracciones se facilita centralizando las compras.

& Unificar : Es mas fácil unificar los artículos . Rara vez corre esto a cargo del departamento de compras , pues es , ante todo , función técnica ; pero una fábrica puede ser más progresiva que otra, y un departamento central de compras tal vez puede servir de instrumento para difundir el trabajo eficaz de una instalación por todo el sistema.

& Las existencias pueden mantenerse a menor nivel : si las compras son acertadas . Los sobrantes o los artículos de poco movimiento pueden ser transferidos de un local a otro por el departamento central de compras . Sin embargo , cabe también encomendar este intercambio a un departamento central de material o de control de producción , o efectuarlo simplemente por medio de un intercambio voluntario de información entre los respectivos departamentos de control de producción de las diversas instalaciones .

& Los archivos pueden reducirse : centralizando las compras . Esto afecta sobre todo a las fuentes de abastecimiento , y no es probable respecto al verdadero control de materiales , pues cada instalación necesitará sus propios archivos para la comprobación . En realidad , el volumen de los datos sobre materiales aumentará seguramente cuando un departamento central de compras atienda a varias instalaciones ; pero , en cambio , en cada una de ellas dicho volumen descenderá . La conformación de las facturas de compras , dentro de una instalación , se verá facilitada centralizando las adquisiciones ; no obstante , puede ocurrir que si éstas son hechas para más de una fábrica , el procedimiento produzca retrasos .

& En una instalación determinada , en que el departamento de compras controla la recepción de pedidos , la revisión y el recuento del material son más fáciles . : Si existen varias instalaciones , el procedimiento de revisión y recuento se uniformiza; pero esto es un factor secundario , y al igual que algunas de las demás ventajas , puede conseguirse mediante otros procedimientos de organización distintos de un departamento central de compras .

Las compras centralizadas no constituyen el remedio de todos los problemas de éste servicio . Como se ha indicado antes, cuando las instalaciones son múltiples , algunas ventajas pueden fácilmente convertirse en inconvenientes:

Þ Se acentúan los trámites burocráticos : , puesto que el departamento central olvida su función esencial , que es prestar un servicio , para sumir una posición de autoridad . Este es un peligro del que han de guardarse todos los departamentos especializados , y que no ha podido ser evitado satisfactoriamente .

Þ Trámites engorrosos .: La distancia y la falta de contactos inmediatos engendran con frecuencia trámites engorrosos , que resultan inadecuados a las necesidades locales .

Þ A veces un mercado local puede brindar ventajas especiales : que no se aprovechan por hacerse todas las compras en una oficina distante . Algunos artículos , como , por ejemplo , los que se deterioran rápidamente no pueden adquirirse de este modo sin incurrir en pérdidas considerables.

Þ Costes de manipulación y aportes suplementarios : La centralización de las compras , de la recepción de expediciones y de la reexpedición , puede traducirse en precios iniciales más bajos , pero no tanto que alcancen a compensar los costes de manipulación y aportes suplementarios . Sin embargo , las expediciones no tienen por qué hacerse a la casa central ; es posible enviarlas directamente al lugar de su utilización .

Þ Muchos de los documentos de control de existencias han de duplicarse: en el departamento central de compras , aumentando así el coste de los registros.

Centralización parcial de las compras . : La solución acertada será establecer un departamento central de compras para los artículos que pueden manejarse mejor así , dejando las demás al cuidado de las oficinas locales. Esto significa, por lo común , que las mercancías de importancia , como son las materias primas esenciales , pueden ser compradas en la casa central para su expedición directa al lugar de empleo , y muchas de las restantes ser adquiridas donde se necesiten . Dentro de una instalación particular , las máquinas – herramientas y los instrumentos técnicos se determinarán por los funcionarios competentes , dejando los trámites de la adquisición al departamento central de compras. A veces, el ingeniero de instalaciones está facultado para comprar por iniciativa propia, enviando copia de sus pedidos al departamento central para la formalización de la compra y también para la liquidación de las facturas.

Las compras que se efectúan para la reventa mediante varias sucursales y las de las empresas de ventas por correo , se hacen por procedimientos distintos. Si se trata de artículos de temporada o sujetos a la moda , es natural que cada tienda proceda con amplia libertad . Las compras de las empresas de ventas por correo suelen estar a cargo de un encargado central . En las tiendas de comestibles organizadas en cadena , los artículos de serie son adquiridos por la casa central ; en cambio , los que son susceptibles de perecer lo son por el establecimiento ,local , o , cuando hubiese varios en la misma población , por una sección de compras que abarca toda la zona. En ciudades tan grandes como Chicago , algunas de las tiendas en cadena tienen dos agrupaciones encargadas de distintos sectores de la ciudad , como si funcionaran cada una en una ciudad distinta.

Normas de grupo : Como en todos los demás , las normas del departamento de compras deben estar de acuerdo con las generales de la sociedad, aunque ello no siempre resulte fácil . Las normas son expresiones de criterios fundamentales . Quizás es mucho pedir que diversos jefes de departamento o sección piensen de modo igual o muy parecido , a menos que hayan pasado por un largo período de instrucción . Un agente de compras recién nombrado por ascenso o contrato , puede estar en perfecto acuerdo con el objetivo capital de la institución , que es servir bien a los clientes al precio menor posible que permitan los intereses fundamentales de todas las partes , y , sin embargo , proceder en pugna con las normas de la empresa por cuanto interpreta a su manera “los intereses fundamentales de todas las partes afectadas”. Su interpretación reflejará el criterio propio , que nace, a la vez, de sus particulares principios éticos y del ambiente en que vive , a menos que la labor educativa de la compañía haya puesto bien de relieve la interpretación que debe predominar , como reflejo de un punto de vista amplio , social y económicamente previsor. La gerencia de la mayoría de las empresas mercantiles estables , con un sano criterio fundado en el propio interés , sabe que no es ningún buen negocio realizar un trato abusivo o aprovecharse de los apuros momentáneos de un proveedor para forzar los precios por debajo del predominante en el mercado . A veces es difícil hacer comprender esta actitud a los representantes de la entidad . El agente de compras debe intervenir en la formulación de las políticas de compra , y asumir la responsabilidad personal de comunicarlas a sus subordinados y de asegurarse de que son cumplidas tanto en espíritu como en la realidad .

La decisión respecto de si debe fabricarse o comprarse un determinado artículo ; la conveniencia de atenerse a un plan de compras o bien realizar las adquisiciones según las necesidades ; la de efectuar compras especulativas o limitarse a hacer las sustituciones a medida que van haciendo falta , no deben ser exclusivas del departamento de compras . Medidas tan fundamentales exigen un profundo conocimiento de las condiciones y exigencias técnicas , de la solidez financiera y de los deseos de la gerencia , que no puede poseer el jefe de compras , a menos que consulte con los organismos afectados . Decisiones tales como hacer compras mediante concurso , dar el pedido al mejor licitante , otorgar la totalidad de un pedido a una sola casa proveedora y otra por el estilo pueden confiarse al agente de compras muy familiarizado con las normas de la empresa ; pero la política fundamental en que el comprador basa sus decisiones corresponde a la gerencia misma.

Al conceder un pedido a quién hace la oferta más baja, hay que proceder con gran cuidado . Si las solicitudes de ofertas se han anunciado públicamente , toda persona o sociedad podrá haber hecho la suya, pero no cabe confiar que todas ellas estén en condición de cumplirla , y ello debido a sus respectivas peculiaridades financieras o de producción ; como es natural , algunas ofertas pueden desecharse . En cambio , cuando se remiten especificaciones a determinadas casas para que hagan ofertas , es imperdonable rechazar alguna basándose en que quién la envía no tiene capacidad para encargarse del pedido, a menos que después de remitidas las ofertas se reciban informes no conocidos anteriormente . La función de comprar requiere un elevado nivel de ética mercantil .

Las compras en reciprocidad no están bien consideradas entre los jefes de compras . Como su nombre indica , tales compras son las que se hacen a un proveedor en contemplación a su calidad de cliente , o por haber mostrado deseos de serlo . Es el viejo truco político del “bombo mutuo” aplicado a los negocios . Por desgracia no puede negarse que son frecuentes , sobre todo en épocas de depresión . Los extremos a que recurren algunas organizaciones comerciales para conseguir un pedido son a veces sorprendentes . Es una práctica mercantil perfectamente aceptable comprar a un cliente cuyo producto sea aceptable ; esto no constituirá una compra en reciprocidad , aunque la relación lo sea , y ventajosa además . Las compras en reciprocidad , en sentido riguroso , se refieren a la costumbre de algunos clientes de forzar a una empresa a comprarle lo que produce , aunque aquella no lo necesite , haciéndolo solo por el temor de perder un cliente ; el cual , por su parte, compra atendiendo a sus conveniencias.

Compras según necesidades: Este método de adquisición se generalizó durante la depresión de 1.920 y en el período subsiguiente. Sirve la expresión para describir la costumbre de comprar sólo en cantidades suficientes para atender las necesidades del momento . Su finalidad principal es evitar los sobrantes de existencias durante una época de baja de precios . Si se practicara éste método con cuidado y discreción , no carece de ventajas sociales y económicas ; pero , como cualquier otra técnica administrativa , no puede seguirse de un modo mecánico .

He aquí algunas de sus pretendidas ventajas.:

§ Las exigencias se reducen , y de éste modo quedan fondos libres para otros fines productivos , o se reduce el capital circulante necesario para un volumen dado de negocio.

§ Se aprovecha mejor las diferencias en los precios del mercado .

§ Las necesidades de la producción se atienden más fácilmente con este sistemas de compras ( esto solo es cierto en parte . Una súbita demanda de producción puede dar ocasión a costosos retrasos en la adquisición de artículos tales como el acero a menos de pagar un precio muy superior al habitual )

§ Los costes de manipulación y almacenaje tienden a disminuir cuando los materiales y pertrechos se compran según va siendo necesarios. Esto es verdad, sobre todo tratándose de artículos que pueden almacenarse en el propio lugar de su empleo o alguno cercano al mismo , como sucede con las cadenas de montaje de automóviles o tractores.

§ Los cambios de métodos pueden hacerse con más facilidad cuando no son muchas las piezas y los materiales que han de utilizarse , y pueden ser sustituidos por otros si se considera ventajoso.

§ El contacto con los vendedores es más frecuente. Esto puede ser una ventaja o no serlo , pues tales contactos incrementan el coste del producto . Sin embargo , el trato frecuente puede crear una mejor comprensión . De todos modos , exige una gran capacidad de adquisición y de ventas.

§ En virtud del contacto frecuente , el vendedor tiende a conocer mejor las necesidades generales de los compradores ; por eso se afirma que la producción puede nivelarse , reduciendo así al mínimo algunas de las fluctuaciones violentas. Esto fue comprobado por Procter & Gamble cuando vendieron directamente a los detallistas , a medida de sus necesidades . Visitando a menudo las tiendas de ventas al detall , estabilizaron su producción . Antes habían vendido por grandes partidas al comercio mayorista , que compraba sólo unas cuatro veces al año . En cambio , en la venta de carbón , por ejemplo , este sistema ha conducido a una situación inversa.

Merece comentarse las siguientes desventajas del sistema de compras improvisadas. :

o El público en general no suele estar tan bien servido . Ello en consecuencia de las condiciones impuestas al abastecedor en este caso . Las existencias totales de géneros pueden disminuir súbitamente , a menos que el proveedor las tenga en mayor abundancia que antes. A veces, esto no se halla en condiciones de hacer frente a repentinos aumentos de demanda. Cuando los detallistas compran a los almacenes más bien que el fabricante , el almacenista tiene que estar bien abastecido para asegurar un buen servicio.

o Los costes de compra son mayores , por aumentar el número de pedidos y no haber lugar a descuentos por cantidad.

o Los costes de venta de lo adquirido son mayores, por aumentar el número de las ventas y no producirse economías de embalajes, transportes , etc.

A medida que se adquiere experiencia en el sistema de compras según las necesidades , se va aprendiendo a hallar un término medio que se aproxime al equilibrio . Durante un periodo de baja de precios , el número de pedidos tiende a disminuir ; cuando hay expresión de actividades mercantiles , los pedidos aumentan . Debe recordarse que , si se aumenta el número de pedidos durante un período de auge, ello acelera la tendencia inflacionaria ; y a viceversa , al disminuirlos durante una depresión , se fomente la deflación .

Normas de compra o especificaciones. : Como ya se ha indicado en otro lugar del capítulo , las necesidades técnicas rara vez son de la única incumbencia del departamento de compras. La política de compras suele ser el resultado de una combinación de los deseos del funcionario técnico y los usos comerciales . El principal cometido del jefe de compras es conciliar los deseos del funcionario técnico y estas prácticas. Los técnicos tienen tanta tendencia a preocuparse solamente de la perfección de sus proyectos o de sus reacciones químicas , que fácilmente olvidan los usos mercantiles al especificar materiales . Haciendo observar el quebranto que resulta de comprar tamaño especiales o no normales , el jefe de compras puede conseguir muchas veces una leve modificación descriptiva, con la consiguiente economía alcanzada por el empleo de un artículo comercial corriente.

Desde el punto de vista del comprador , es mas conveniente comprar a base de unas características , que mediante un nombre comercial o una marca. Un producto con nombre registrado puede poseer las características necesarias , pero tal vez resulte mas caro que otro no protegido que también se ajuste a ellas. Los proveedores prefieren vender con una marca de fábrica , aunque con frecuencia suministran el mismo artículo sin ella a menor precio que el señalado para los que la llevan . Los géneros comprados según pedido especial , pocas veces son tan caros como los adquiridos a base de un nombre comercial muy anunciado . Puede ocurrir que se formulen descripciones que se refieran más a la aplicación del producto que a detalles de medida ; si con ello la puesta en práctica no sufre, esto amplía el radio de acción del jefe de compras. Para consignar todos los pormenores de un torno , incluyendo engranajes cónicos, es posible que tenga que reducirse a dos o tres proveedores tan solo . Los engranajes cónicos o ruedas angulares tienen su mérito, pero algunos de los mejores tornos de precisión no los emplean.

El ingeniero de instalaciones puede haber normalizado sus tornos y necesitar un modelo determinado por razones de entretenimiento . En éste caso, basta que especifique el modelo , el tamaño y el número del catálogo del fabricante ( si lo hay ) .

Mantenimiento de fuentes de suministro.: Para asegurar una constante afluencia de materiales a la empresa y tenerlos a mano cuando se necesiten , el agente de compras previsor no deja de estudiar el mercado con relación a los diversos artículos , y de vez en cuando formula pedidos de tanteo para establecer contacto y ensayar al mismo tiempo la solvencia de la nueva fuente. Hay los suficientes proveedores para poder escoger, al comprar productos fabricados en serie , de acuerdo con tipos bien estudiados , Aún en tales casos , conviene a menudo establecer relaciones de trabajo con los abastecedores para obtener las entregas a su debido tiempo. Por otra parte ciertos efectos que interesan mucho para la calidad de un producto puede escasear ; entonces hay que cultivar solícitamente las fuentes conocidas y desarrollar otras , si es posible . Tales situaciones son las que obligan muchas veces a los fabricantes a comprar a la casa que les suministra las materias primas fundamentales.

Algunos compradores asisten a asambleas de asociaciones gremiales , ferias de muestras y otras reuniones diversas de carácter técnico en las que se trata de los temas de interés. Uno de los mejores contactos es el facilitado por los viajantes . Conviene recibirlos a todos , no solo por elemental cortesía cívica, sino también para informarse . A menudo facilitan datos anticipados sobre productos y fabricantes nuevos . Los anuncios en revistas profesionales constituyen también una fuente útil de indicadores de nuevas y sólidas posibilidades de abasto . El agente de compras de pertrechos para fábricas lleva casi siempre un registro de catálogo de las mejores casas del ramo . Además de los catálogos, el comprador individual suele disponer de un fichero de proveedores por productos, con notas sobre su solvencia , capacidad , plazo de entrega , etc. No hay una fórmula sencilla respecto a como mantener abierta una adecuada fuente de suministros .Sin embargo , los jefes de compras deberían guardar siempre los miramientos habituales en los negocios. Durante épocas de calma , los agentes de compras consideran a menudo innecesario mostrarse corteses , a costa de una severa lección cuando llega el turno favorable al mercado de los vendedores.

Cualidades del agente de compras. : Al exponer las cualidades que deben reunir el jefe de compras , el jefe de personal , el de ventas , el de producción o cualquier otro funcionario de categoría , generalmente se traza un cuadro de todas las virtudes mercantiles. Causa sorpresa lo mucho que se espera de cualquiera de estos hombres cuando las cualidades se acomodan a lo que conviene a sus funciones respectivas. Aparte de las condiciones técnicas de su especialidad , las aptitudes generales de estos funcionarios superiores son prácticamente las mismas. Han de poseer tacto , una personalidad aceptable, una actitud de cooperación con personas de la propia casa , inclinación a otorgar crédito a quién lo merezca y voluntad de asumir la plena responsabilidad de sus actos. En un departamento de compras de alguna importancia deben resolverse cuestiones internas , tales como las de organización y revisión , así como también el establecimiento de un método eficaz para la marcha general del proceso de compras.

Bajo un aspecto técnico , el agente de compras debe ser capaz de prover las tendencias del mercado que encierre y estar al corriente de los detalles de los productos especiales cuya misión es adquirir. Asimismo , ha de conocer a fondo las necesidades generales de su empresa , para anticiparse a ellas y estar en condiciones de comprar ventajosamente cuando llegue la hora.

Debe tener perspicacia para avisar a la gerencia de la empresa de los baches presentes o probables que puedan surgir en cualquier sector particular. Ha de saber organizar y dirigir un departamento de compras , fijar procedimientos eficaces sin demasiados trámites y procurarse y conservar proveedores que sirvan satisfactoriamente.

El proceso de la compra. : Las fases fundamentales que integran la compra pueden enumerarse como sigue :

v Iniciar la gestión de compras.

v Formular la petición de oferta ( figura 43 a ) , o , si el artículo no lo hace necesaria , localizar a un proveedor que pueda suministrarlo al precio aceptable.

v Redactar los pedidos o contratos de compra , detallando los artículos , su número , condiciones de suministros , fechas de expedición , lugar y modo , así como información completa sobre todos los pormenores que razonablemente sean necesarios .

v Remitir el pedido al proveedor , y copias del mismo a todos los interesados dentro de la empresa. ( los pedidos pueden hacerse por teléfono , pero se confirmarán por escrito . Los artículos de poco precio se adquieren a veces en el establecimiento del proveedor, pagándole al contado con cargo a gastos menores )

v Seguir la trayectoria del pedido , para que las entregas se hagan a su debido tiempo.

v Disponer el recuento y revisión de los géneros a su llegada.

v Conformar la factura , para su pago .

v Tomar las oportunas notas del servicio prestado por el proveedor, como guía para futuras compras .

Cuando el departamento de compras haga sus adquisiciones conforme a plan o programa , puede iniciar el pedido , y también puede hacerlo si los materiales han de revisarse allí . Los pedidos de materiales que hallan de emplearse en el producto suelen partir del encargado de control de producción o de la persona que cuide de ellos en el departamento de almacenes . Los de otros artículos cualesquiera , como los destinados a oficinas o al ingeniero proyectista de instalaciones concierne al departamento respectivo . El de compras , si se trata de artículos corrientes , hace los pedidos ajustándose a una pauta fija ; si no le corresponde ser el iniciador . actúa como agente , comprando para los departamentos que necesiten las mercancías ; en éste concepto , es misión suya asesorar , pero no disponer.

La información suministrada por el departamento que solicita el material no está concebida a veces en términos comerciales típicos, y deben ser traducida a dichos términos en el departamento de compras antes de pedir la cotización . Esta transcripción del pedido en forma aceptable para pedir precios y condiciones es muy importante , pues cualquier error en el producto – tipo , al pasar un pedido , constituye casi siempre un gasto extraordinario.

El proveedor que haya de servir un pedido , puede buscarse insertando anuncios de demanda de cotización u oferta , o bien a base de los datos registrados de compras anteriores , o aún aprovechando la visita de un viajante . El agente de compras conoce a la mayoría de los proveedores de su localidad que suministran artículos en cantidad . A veces invierte más tiempo en comprar un objeto pequeño de coste inferior a 10$ , que otro importante cuyo precio supone miles de dólares.

La redacción de los pedidos necesarios ( véase fig. 43 b ) , es una función puramente burocrática , pero que requiere conocer a fondo los detalles de los artículos . Cuando se emplean descripciones típicas , el problema se simplifica mucho, pues éstas pueden copiarse como parte del pedido , a unirse a este. Algunas casas hacen hasta siete copias , algunas cuyas aplicaciones son :

1. El original se envía al proveedor.

2. Una copia queda en el poder de jefe de compras. Algunos conservan dos copias , unas de las cuales se archiva por su número y la otra por el nombre del cliente o de la denominación del producto solicitado .

3. Otra copia va al departamento de recepción . A menudo se advierte al proveedor que consigne el número del pedido en su nota de expedición o factura , lo cual ayuda al departamento de recepción a encontrar la copia del pedido para revisar el envío.

4. Otra copia se remite habitualmente al departamento iniciador del pedido

5. También pueden enviarse copias del pedido al departamento de contabilidad , al de inspección y a la sección del departamento de compras u otra dependencia que se ocupe de seguir la pista de las operaciones .

El envío del pedido del proveedor y de las copias a los diversos departamentos consiste en mandarlo por correo. Cuando se adquiere objetos de poco valor al contado y con cargo a gastos menores , debe hacerse una nota que justifique cada desembolso.

La formalización de los pedidos puede hacerse casi siempre por correo o por teléfono . A veces el departamento de control de producción se encarga de esta tarea ; y también puede hacerlo la sección de tráfico del departamento de compras. En tiempos de escasez de materiales , la formalización reviste mayor importancia. Como el departamento de control de producción tiene interés en que las expediciones se hagan según lo previsto, dicha fase puede muy bien caer dentro de su órbita.

La comprobación es un detalle relativamente sencillo que generalmente desempeña el departamento de comprobación o de recepción . En éste se originan las relaciones que requieren un recuento y un contraste de calidad , y que sirven al departamento de compras para conformar las facturas destinadas al departamento de contabilidad.

RESUMEN. Las diversas funciones de la gestión de compra deben cumplimentarse tanto si están a cargo de un agente central como si competen a los respectivos departamentos . La economía inherente a la especialización favorece a la empresa que fija la responsabilidad de sus compras en un departamento . En una institución de importancia puede organizarse un departamento central de compras , no obstante lo cual tienen bastante libertad de adquisición las diversas dependencias ; en aquel centro se formulan normas y se da el visto bueno a los proveedores. Cada una de las instalaciones o fábricas tiene su propio departamento de compras, que , a los efectos de organización lineal , están subordinados al de la casa central . Los respectivos gerentes y sus principales colaboradores pueden autorizar al agente de compras del establecimiento para hacer pedidos de artículo de uso corriente sin informar al departamento central , si se trata de sumas que no sobrepasen cierto límite; pero no se hacen pedidos si el material de referencia puede adquirirse por la casa central . El director de la fábrica o instalación puede estar autorizado a hacer compras hasta 25.000 $ ; un jefe de servicio , hasta 10.000 $ , y uno de departamento , hasta 3.000 $ . Tal programa proporciona la necesaria elasticidad , sin sacrificar las ventajas del control centralizado . Análogas transacciones y convenios de trabajo pueden realizarse para atender casos diversos .

La compra de materiales de conservas , puede confiarse mejor a funcionarios superiores especializados en este cometido, quienes dependen directamente del presidente , o a uno de los vicepresidentes mas antiguos. En empresas pequeñas , la misión de comprar es susceptible de combinación con la de llevar el almacén , con la que una misma persona compra los géneros y vigila su almacenaje y despacha a talleres. En una importante fábrica metalúrgica del Oeste Central , el agente de compras ejerce a la vez el control de producción , con categorías de vicepresidente . Bajo el aspecto de organización , las compras pueden muy bien caer dentro de la amplia esfera del departamento de control de producción ; pero no es corriente que éste dependa del jefe de compras .

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA CONTABLE

ABRIL 2006

TRABAJO PRACTICO N° 2

ABASTECIMIENTO: Conjunto De operaciones que tiene por objeto dotar a la Empresa de los stock adeudados en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso, para que pueda desarrollar sus procedimientos de fabricación.

ABASTECER COMPRENDE

· Prever las necesidades

· Planificar las necesidades en el tiempo y en el espacio

· Adquirir los productos necesarios

· Asegurarse que se reciben los productos en calidad y cantidad solicitados.

· Pagar lo que se recibe en el plazo y en la forma convenidos.

· Almacenar y utilizar adecuadamente los productos.

COMPRAS ES UNA SUBFUNCION DE LA FUNCIOMN MACRO ABASTECIMIENTO

TAREA: Investigue en la bibliografía disponible las operaciones que quedan comprendidas en el proceso de abastecimiento , indicando en cada caso quién las lleva a cabo:

1.- Previas a la compra

· Condiciones de aprovicionamiento.

· Concepto de mercado

· Operador de compras

· Petición de ofertas, Pliegos

· Análisis de ofertas.

· Formulación de pedidos. Formalidades.

2.- Compra previamente dicha

La subfunción de “Compras” es el conjunto de las operaciones necesarias y conducentes a procurar a las distintas unidades de la empresa, a partir de un mercado exterior y previa conformidad del Gerente, Empresario, en los plazos requeridos, en las cantidades precisas y en las mejores condiciones de mercado, de calidad y de precio, los productos, bienes y servicios , necesarios para el cumplimiento de sus respectivos fines.

· Suscripción del contrato de Compra- Venta

· Asesoramiento legal.

3.- Posteriores a la compra

· Recepción.

· Control de calidad y cantidad. Formularios . Informe .

· Control de precios

· Aceptación de la factura. Controles.

· Seguimiento de los plazaos.

· ¿Qué se entiende por seguimiento de un pedido?

4.- Paralelas a la Gestión de Compras

· Gestión de stock. Misión . Modalidades.

· Almacenes. Objetivos.

· Administración de Inventarios.

· Registros de movimientos de materiales.

· Relación con otras áreas ( finanzas, producción, legal, otros almacenes)

BILIOGRAFIA SUGERIDA

A.- MATERIAL DE LA CATEDRA

B.- APUNTES DE CLASE

C.-BEAS