ALMACENES I

Introducción : Antes de terminar de exponer la función de fabricación , creemos necesario examinar ciertas actividades de importancia vital en la dirección científica de empresas . Cada una de estas actividades merece un capítulo aparte en una obra sobre organización industrial ; pero el dedicárselo estaría fuera de lugar en una reseña general de la organización de empresas .

Sin embargo hay cuatro de ellas dignas de mención sucinta a saber : control de existencias , régimen de almacenes , estudio de movimientos y tiempos y entretenimiento , las cuales vamos a examinar sucesivamente . Las dos primeras podrían haberse incluido en el capítulo dedicado a las compras , de no haber temido alargarlo en exceso.

Control de existencias

Necesidad del control de existencias. No es posible efectuar un control eficaz de la producción sin completarlo de algún modo con el de las existencias . Cuando éstas exceden de lo imprescindible , se puede llevar un control irregular , pero ello origina siempre gastos evitables y se presta al despilfarro . Si para un determinado trabajo de reparación se necesitan diez piezas de hierro de ángulo de ocho pies , y el mecánico va al almacén y retira doce para evitarse un posible viaje , se corre el riesgo de que las cuatro piezas de hierro angular sobrantes queden olvidadas durante algún tiempo y terminen acaso en el montón de los desperdicios , o sean empleadas cuando sería preferible utilizar piezas de seis pies. El mismo principio tiene aplicación al caso de la producción por partidas o tandas ; el material excesivo que se lleva al lugar de montaje se deja a veces fuera de su sitio, se extravía o acaba por encontrar el camino de la sección de recuperación aprovechable , resulta ruinoso tratarlo de ese modo.

En cadenas de montaje, donde se usa a diario una misma pieza, este tipo de despilfarro no ocurre fácilmente ; pero en donde no exista un control adecuado , hay que tener exceso de existencias para que la cadena de montaje no se quede sin materiales . De no revisarse con cuidado las existencias y la entrega de materia prima , ésta se aplica con frecuencia indebidamente , sobre todo en empresas que producen en masa. En una cadena de montaje , cada tarea puede requerir seis tornillos de 3/8 x 3 pulgadas y cuatro de 3/8 x 3-1/4 ; éste último puede sustituir al primero, pero el de 3 pulgadas resulta corto y no puede reemplazar al de 3-1/4 . No es fácil para el inexperto, distinguir entre las dos longitudes , y el carretillero , de no existir un control adecuado , puede fácilmente entregar los mas largos cuando se necesiten los más cortos. Esto acaso no acarrea dificultades mientras no se agotan los primeros , pero , llegado este caso , toda la cadena puede quedar parada hasta que sean repuestos . Naturalmente , tal contrariedad es también posible cuando hay un control de existencias , pero es mucha más fácil si se prescinde de él . Es difícil imaginarse cómo podrían computarse los costes con exactitud sin un control inteligente de las existencias de materiales.

La protección contra el robo no es la finalidad principal del control de las existencias , pero es una de ellas ; más interesante es llamar la atención de los jefes responsables acerca de las pérdidas y las costumbres dilapidadoras . Este servicio se obtiene fácilmente por medio de un sistema eficaz de control de existencias.

Clases de existencias. Habitualmente se dividen éstas en cuatro grupos principales :

v Materias primas, que comprenden los materiales constitutivos del producto en su parte principal.

v Productos en curso de fabricación , o materiales que han sido objeto de manipulación , pero que aun no forman parte del producto terminado.

v Productos acabados, que , como su nombre indica, son productos terminados y listos para su entrega al comprador.

v Accesorios , materiales auxiliares para elaborar el producto, o que constituyen una parte insignificante de los materiales que aquél exige . Los accesorios se incluyen a veces en las materias primas , pero parece más práctico asignarles distintas categorías .

Las materias primas, son todos los materiales o piezas en que el fabricante no ha intervenido . El metal laminado , las piezas de fundición , la madera, el caucho , el algodón y muchos otros artículos entran en este grupo. Debe recordarse que un producto terminado o elaborado en una empresa puede servir de primera materia a otra. Por ejemplo , el coque , la piedra caliza y el mineral de hierro constituye materias primas para el fabricante de acero ; si éste lamina los lingotes , el metal en chapa es su producto elaborado , que , a su vez, constituye materia prima para el fabricante de carrocerías . Los conjuntos parciales ( submontajes ) y las piezas compradas a una empresa distinta pueden considerarse materias primas , o , en algunos casos , piezas compradas ; esto , sobre todo cuando el fabricante produce tales piezas , pero contrata la elaboración de parte de ellas a otros proveedores por falta de capacidad productiva. El material que no ha sufrido alteraciones de gran importancia , desde su llegada , suele llamarse también materia prima . Los tableros secados a horno pueden clasificarse aún como materia prima.

Los productos en curso de fabricación , como indica su nombre son materiales semielaborados , o en espera de montaje. De hecho , el término se aplica a veces materiales que se hallan en cualquier fase previa a su entrega al almacén o al momento en que se notifica al departamento de control que están dispuesto para su expedición . Es forzar algo la acepción el calificar de “en curso” a un frigorífico , tan solo el hecho de no haberse declarado listo para expedición ; pero así ocurre en muchas empresas.

Cuando el producto está en condiciones de expedición , se clasifica en elaborado o acabado. Esto no significa que esté embalado para darle salida , sino que ya no requiere más operaciones mecánicas.

Los accesorios son artículos tales como aceite para máquinas, papeles esmerilado , ruedas de esmeril y , a veces , clavos , herramientas pequeñas, tales como cuchillos , y otros similares . Generalmente no son cargados específicamente al producto , sino que entran en el coste del mismo como gasto de fabricación indirecto.

Fases esenciales del control de existencias . Resulta siempre más fácil para el estudiante abarcar el conjunto de una técnica administrativa una vez comprendidas las fases que lo integran . En el control de existencias , éstas pueden clasificarse así:

1. Establecimiento de registros que den una idea exacta del estado actual de cada artículo en todo momento .Estos registros no constituyen un fin en sí mismo ; la labor burocrática no debe complicarse más de lo necesario para asegurar un control adecuado.

2. Fijar una determinada cifra o nivel mínimo de existencias que al ser alcanzado, indicará la necesidad de ser un pedido; y además las actividades en que podrá resultar económica su obtención .

Para darse cuenta de la importancia de éstos dos trámites, conviene hablar de ellos con algún detalle. Tal vez sea útil considerar primero la cifra de existencias que requerirá un pedido, y luego la cantidad que debe pedirse , dejando en tercer lugar los registros o anotaciones . El nivel de existencias indicado de la necesidad de un pedido de cualquier producto, es aquél en que dichas existencias dejan reducidas a la cantidad prevista como razonable para durar hasta que sea recibido el pedido y los productos se hallen en condiciones de empleo . A veces se establecen dos niveles ; el normal para hacer los pedidos y un mínimo de prevención , en que se toman medias para asegurarse de que el material pedido estará dispuesto par la fecha de entrega convenida. El momento específico de reponer existencias no es siempre uniforme , sino que varía según las condiciones de explotación. Influyen en él varios factores a saber :

1. el tiempo requerido para el trabajo de oficina que ocasiona el pedido

2. el que dura la obtención del producto o su entrega , cuando procede de un punto lejano

3. la cantidad de un producto que habitualmente se consume.

El primer concepto es relativamente constante , a menos que marchen con retraso los departamentos de control de producción o de compras. El segundo varía con las condiciones generales del mercado y la cantidad de trabajo que el proveedor tenga ya comprometido . Por ejemplo, se necesitan comúnmente noventa días para suministrar acero en chapa ; pero en algunos casos es necesario una margen de seis meses o más para obtener la entrega. En cuanto a las cantidades consumidas generalmente , pueden fijarse en 1.000 unidades de existencia como nivel para hacer pedidos , cuando el consumo sea de 500 mensuales; pero el nivel de pedido deberá variarse si el consumo aumenta hasta 750 unidades al mes. En otras palabras : el nivel del pedido se expresa a una cifra de unidades determinada por la cantidad consumida durante cierto período , y ha de dejar suficiente tiempo , como margen de seguridad , para la entrega de los artículos a que se refiere.

La cantidad que ha de encargarse en un momento dado será la que proporcione un repuesto adecuado para atender necesidades normales y permita obtener el precio mínimo por unidad. Este precio puede conseguirse del proveedor pidiendo cantidades de 900 artículos , los cuales , a un ritmo usual de producción , se consumirán en el transcurso de dieciocho meses . El coste de almacenaje , seguro , intereses sobre el capital inmovilizado , depreciación , posible cambio de moda o estilo , etc., pueden aumentar de tal modo el coste total por unidad en un pedido tan grande , que acaso resultará más económico hacer pedidos de 2000 artículos.

Estas cifras son puramente hipotéticas , y no guardan relación alguna con la realidad. En cada caso habrá que atenerse a los hechos para fijar la cantidad que conviene pedir.

El libro de existencias o unas fichas equivalentes sirven , por lo general , de antecedentes para llevar el control . Hay muy distintos tipos de uso, que varían desde seis a ocho columnas , con detalles sobre pedidos hechos , gestiones para su distribución y existencias en almacén y pendientes de entrega , a la hoja sencilla de dos columnas para entradas y salidas (véase Richard H. Lansburgh y Wm. R. Spriegel, Industrial Management, páginas 535 – 540, con de hojas de seis y de diez columnas, y una tabla de control muy práctica y clara. John Wiley & Sons , Inc., 1940 ) . A veces no ce lleva ninguna hoja de existencia en almacén ,, sino que se cuelga en el exterior de cada cajón de almacén a simple tarjeta con dos columnas . En ellas se anotan las entradas y las salidas. Llegado el momento de hacer el pedido , el empleado de almacenes avisa a la persona competente, quién encarga la cantidad apropiada . En la práctica la hoja de control de existencias con cuatro columnas es probablemente la más usada. La figura 44 a reproduce una hoja se seis columnas. No hay uniformidad en cuanto a la disposición de estas hojas ; algunas casas prescinden de la columna de precio o valor unitario. Cuando la hoja se usa únicamente para fines de control , la columna del costo no es necesaria . Las cabeceras no son uniformes , pero generalmente comprenden : pedidos de almacén ,

Aplicaciones y disponibilidades. La columna de pedidos se refiere a material encargado , y generalmente incluye el número del pedido , su fecha , la cantidad de artículos , En almacén indica el saldo de existencias , que se incrementa al llegar una expedición y disminuye al despachar materiales para su consumo o uso. Aplicaciones son las existencias comprometidas ya para un encargo determinado , aunque no se hayan despachado todavía . Disponibilidades quiere decir que cierta cantidad de material existe en almacén o está encargada , sin haberla asignado aún a trabajos pendientes. En otras palabras : encargos + En almacén – Aplicaciones =Disponibilidades . Esta última columna es muy importante para el departamento de control de producción .

La ficha de existencias con seis columnas suele tener las ya indicadas en la de cuatro , más una para entradas y otra para salidas . Estas dos columnas adicionales constituyen una reseña más competa.

Además del registro de existencias , un control cuidadoso de material exige que no se efectúe ninguna salida sin presentación de una hoja regular de entrega que consigne e departamento que lo ha de recibir y e uso que no se destina , esto es , el pedido a cual se ha de cargar. La figura 44 b expone una forma sencilla de hoja de entrega. Las copias de ésta , después de llenadas en el almacén , se envían al departamento de costes y el encargado del libro de existencias , o bien se conserva la hoja en el departamento de almacenes.

El libro de existencias puede sustituirse por un fichero visible que , por medio de apéndices móviles , muestra a simple vista la situación relativa del material comprendido en una ficha determinada . El fichero visible es un excelente medio de registrar datos de control de existencias en empresas industriales , y sirve asimismo para almacenes , casas de suministros para fábricas o cualquier otro tipo de negocio con existencias abundantes.

Elementos auxiliares del almacén : El local o los locales destinados a almacén deben estar bien situados con relación a las dependencias que éste ha de atender , a fin de reducir al mínimo los transportes . Por lo general , es mejor intentarlo junto a la zona de operaciones servida por él y no contiguo al departamento de recepción , pues los materiales son generalmente recibidos en grandes cantidades y se despachan en pequeñas partidas .

Los artículos deben conservarse en estantes , cajones u otros recipientes a propósito . Son muy prácticos los de reborde , porque facilitan el manejo de una pala. El material puede almacenarse a menudo sobre varaderas susceptibles de levantarse mediante carretillas elevadoras y llevarse del local en que está situado el almacén a la cadena de montaje . Este método de guardar artículos corrientes , donde sea posible , facilita el inventario , pues hay muchos de ellos colocados sobre una misma varadera o patín . Una gran casa de productos químicos de Chicago puede efectuar así cada día un inventario físico o material .