Mantenimiento de registros e
información para cumplir con los requisitos legales e impositivos y para
evaluar las operaciones de rendimientos de la gestión. Brindan servicios
informativos a la dirección para la planificación, el control y la toma de
decisiones.
Es la que se ocupa de la
medición, comunicación e interpretación de los efectos de actos y hechos
cuantificables, con repercusión económica, relativos al pasado, presente y
futuro de todo tipo de entes para
facilitar la toma de decisiones y el control.
También es el registro de los
que la empresa tiene debe o le deben y
de los resultados.
Los destinatarios de la
información contable que se produce pueden ser
entre otros los propietarios, posibles proveedores, clientes,
inversores, bancos y otras instituciones financieras, autoridades fiscales,
autoridades de control de funcionamiento del ente etc.
Los entes para el desarrollo de
sus actividades, interaccionan con diferentes actores sociales que se vinculan
según el objeto de la explotación.
A partir del resultado de las
acciones se establece una corriente de información (de ingreso y salida) que es
necesaria para la planificación, ejecución y control.
El sistema contable centralizado es el mas
recomendado ya que abarca en sus estructura el sistema de Presupuesto Integral,
el Control de Ejecución y
Ingresos al sistema: los daros de deben ser
capturados deben cumplir con dos objetivos:
Asegurar el cumplimiento de los
requerimientos legales. Deben ser ordenados, clasificados, registrados y
archivados como soporte de los registros
contables.
Trata de recoger daros que
sirvan para la elaboración de los del
presupuesto integral estableciéndose los mecanismos de seguimiento y control.
Egresos del sistema:
Informes Gerenciales: se elaboran según
requerimientos de quienes conducen la organización. Es necesaria para la toma
decisiones y el control. No tienen disposiciones legales. Su difusión es
reservada a los que trabajan dentro de la empresa, no es conveniente que
terceros conozcan su contenido por ejemplo competidores.
Informes Contables: son adicionales a los estados
contables suelen complementar aspectos que no aparecen en ellos. También pueden
ser preparados por requerimientos e terceros interesados con quienes se trata
de establecer vínculos. No responden a ninguna norma. Por ejemplo detalles
sobre compras y ventas, estado de financiamiento ajeno y destino de los
resultados, proyección de origen y aplicación de fondos, etc.
Estados Contables: deben ser presentados
periódicamente ante los organismos de control y los accionistas. Deben
ajustarse a las normas legales y profesionales.
Informes para el control
presupuestario:
proyecciones para comparaciones.
Modificación de estimaciones: determinado por las
variaciones entre lo hechos proyectados y la realidad Importante para los
procesos de control
No es posible decir en términos
generales cual debe ser la organización de l departamento de contabilidad ni
tampoco cuales serian sus divisiones y secciones. Los principios de
organización deberán tenerse en cuanta y su aplicación dependerá del tamaño y
naturaleza de la empresa.
No obstante podemos decir:
En una gran empresa pueden
existir varis divisiones hasta delimitar una para cada función o actividad que
desarrolle, e incluso crear unidades independientes para ciertas funciones,
stocks por ejemplo.
En la mediana empresa se
reunirán varias tareas en una división o subdepartamentos bajo la dependencia
del jefe de departamento.
En una pequeña empresa talvez no
haya una discriminación de funciones se emplea poco personal que realizará
todas las funciones de contabilidad y otras como de créditos y cobranzas.
Relación con otras áreas:
Este departamento se halla en
intimo contacto con distintas secciones de la empresa. De algunas recibe
información y a otras se la pasa, su emplazamiento en la estructura varia según
las circunstancias y los criterios de quien tiene a su cargo la organización de
la empresa lo conveniente es darle la mayor autonomía posible:
REGISTRACION
Los registros son elementos de
recopilación de datos mediante los cuales se cumplirá la función de
contabilidad.
Al proceder a establecer cuales
son los libros y registros adecuados para sentar las distintas operaciones
realizadas es menester tomar en cuenta cuales son las finalidades que se
persiguen mediante la utilización de los
mismos.
Deben cumplir además los
registros que emergen de als disposiciones legales a cerca de la tenencia
obligatoria de ellos por parte de los comerciantes. (libro diario e inventario
y balance)
Registración de los subdiarios y
asiento final del periodo
Lleva los mayores generales que
controlan todos los subdiarios y son base para el balance de comprobación
Preparación y presentación de
los Estados Contables
CASA CENTRAL Y SUCURSALES
Centralización: de aplicación
mas antigua, supone la creación de un departamento encargado de todas las
tareas registrativas, las demás secciones solo se limitan a brindar datos para
su Registración y recibirán en su oportunidad la información elaborada que
necesitan.
Descentralización: este criterio
responde a la necesidad que posee cada sección de llevar sus propias
registraciones, como iniciadores del proceso y que posteriormente serán
volcadas en contabilidad central en los
diarios respectivos,
Personificación de funciones:
cada departamento de una empresa es considerado como una persona independiente.
Se le asigna ciertas cantidades de valores patrimoniales, como si fueran
empresas independientes y por ende cada una de ellas lleva su propia
contabilidad a fin de confeccionar sus propios balances por consiguiente la
contabilidad central se encarga de consolidar los balances de los distintos
departamentos.
PRESUPUESTO
Es la planificación de ingresos
costos y utilidades. La organización de la información financiera de la
empresa.
Su finalidad es proyectar dentro
de un horizonte posible las futuras acciones que deben ser ejecutadas por la
ciudad. Esta proyección anticipada de conductas se basa en la selección de
estrategias que favorezcan al éxito de la empresa.
La base para realizar un buen
presupuesto es conocer las metas a alcanzar que se han propuesto ya que estas
proporcionan un sentido de dirección, permiten enfocar nuestros esfuerzos,
guían nuestros planes y decisiones, y nos ayudan a evaluar nuestro progreso
El pasado constituye un punto de
referencia necesaria que permite determinar el grado de certeza o error en las
proyecciones de años anteriores. En tanto el diseño del futuro depende o se
respalda en los datos contables capturados y ordenados en una estructura que
llamamos presupuesto integral, su diseño, grados de detalle, y posibilidades de
apertura dependen de la entidad.
No hay normas que lo regulen.
Así hay:
-
Presupuestos de ventas
-
Presupuesto de producción
-
Presupuestos de gastos
-
Presupuestos de inversiones (mas de un año)
-
Presupuesto financiero (origen y aplicación de fondos )
-
Balance proyectado
Dentro del presupuesto hay dos
tareas que se realizan
Confección: proyección de
resultados de diferentes alternativas
Control: medición de
rendimientos reales con presupuestados y análisis de las variaciones.
COSTOS
Tiene a su cargo todos los
registros de referentes a las operaciones de fabricación y a la preparación de
comprobantes mensuales que contienen el resumen de las operaciones y que han de
utilizar luego en la contabilidad general.
La preparación de informes
periódicos de los costos de cada uno de los departamentos de producción y de servicios
Registración de los costos
generados en la fabricación y la localización por área, sector, centro,
producto
Costos y precios: control relacionando todos los
costos con la producción y evaluando los resultados
Inventarios: mantenimiento de registros de
inventarios permanentes para determinar la responsabilidad de los encargados de
las existencias
Distribución: determina o aprueba las cuentas a cargarse por todos los insumos,
mano de obra y gastos.
BIENES PATRIMONIALES
Se ocupa del control y registro
de los bienes de la empresa y asegura la custodia, mantenimiento y localización
de los bienes muebles, elementos y documentos existentes. Resguarda y protege
los bienes de la empresa es decir de las
inversiones a largo plazo.
Tiene por funciones ordenar bajo
diferentes códigos la identificación y características de cada elemento,
mantener los registros de los bienes entregados
a los responsables de cada sector, verificar periódicamente la
existencia, aconsejar cuando es inútil o antieconómico y mantener actualizado
el archivo.
ARCHIVO DE
Tiene en la empresa una
importancia fundamental, representa el almacén de datos y documentos, la
historia de la empresa. La documentación debe quedar archivada por imperativo
legal, por los plazos correspondientes.
Por regla general los
expedientes, entendiendo por tales, la documentación de un mismo asunto, que se
encuentran vivos suelen custodiarse en la propia unidad que los gestiona pero
cuando concluye se mandan a un archivo general. Lo que ahorra espacios y
costos.
La correcta conservación de la
documentación permitirá disponer, en el momento oportuno y con gran rapidez de
los datos históricos que permitirán elaborar estadísticas y la demás
información requerida.
Las personas encargadas de archivo
deben ser idóneos en el tema ya que en la buena organización de este sector
esta la clave del éxito de su funcionamiento aya que se debe saber archivar
para que cualquier persona que desee buscar algo pueda encantarlo
FACTURACION:
Es una tarea administrativa
comercial que tiene como misión prepara los comprobantes de ventas.
Determina el valor a facturar de
los despachos de mercadería y el control sobre las ventas.
Para realizar la facturación
como corresponde, se realizan varias tareas que la acompañan entre ellas las
siguientes:
- Recepción de información sobre
clientes. Actualización de datos según sean los que el sistema necesita. Altas
Bajas modificaciones.
- Información sobre productos.
Incorporaciones discontinuaciones.
- Información sobre precios. Listas
de precios. Bonificaciones. Vigencias.
- Información sobre créditos.
Montos
- Información sobre vendedores.
Clientes, zonas
- Actualización de la bases de
datos necesaria para producir la facturación. Cliente, producto, preciso,
vendedores, zonas.
- Adecuación de normas, los
documentos y los programas de emisión de facturas a las modalidades operativas y las disposiciones legales.
- Recepción de información a cerca
de las entregas de mercadería y recepción de devoluciones.
- Emisión de facturas y notas de
crédito
- Distribución de facturas
emitidas.
- Recepción de información para
las notas de debito.
- Emisión de notas de debito.
- Emisión de información
estadística de ventas, comisiones, pedidos pendientes y cumplidos.
- Control y archivo de los
conformes de entrega de mercadería, de recepción de facturas, notas de crédito
y debito y de antecedentes de
facturación.
La facturación puede ser
Centralizada: se factura en un
solo lugar aunque existan diferentes clientes distribuidos en todo el país
Descentralizada: se distribuye
el proceso es decir cada uno factura por su cuenta
Mixta: por un parte se
centraliza el proceso en un mismo lugar pero dentro de ese lugar cada uno
factura por su cuenta. Cada sector factura por su cuenta.
IMPUESTOS
Planificación y administración
de las cargas impositivas
CUENTAS A COBRAR:
Responsable de llevar cuantas
individuales de clientes
CUENTAS A PAGAR
Verifica la documentación que
respalda el comprobante de pago y la afectación de cuentas
Bibliografía:
Organización y administración de empresas –
Antonio M. de Beas
Contabilidad present y futuro – Phalen Acuña,
Chaves, Viegas, Fronti de Garcia
Sistemas Administrativos. Estructuras y
procesos – Gomez Fulao, Magdalena
Apuntes de clases